I den här avdelningen hittar du information om olika administrativa rutiner inom Svenska Fäktförbundet.
Söka ersättning – använd Kontek
Om du har ersättning att fordra av Svenska Fäktförbundet – ersättning för utlägg, arvode, traktamente, bilersättning – måste du begära utbetalning via det digitala lönesystemet Kontek.
Du loggar in på Kontek via denna sida:
Från dator: https://rf.hrm.kontek.se/HRM/
Från mobil: https://rf.hrm.kontek.se/mobile
Lär dig Kontek!
Alla anspråk på ersättning hanteras digitalt via systemet Kontek. Kontrollnivån är hög eftersom SvFF behöver följa de krav som skattelagstiftning och annan lagstiftning samt god redovisnings- och förvaltningssed ställer.
Vi tror att det krävs av var och en att man utbildar sig i Kontek. Vi har inte resurser att utbilda alla genom enskild support. Därför har vi tagit beslutet att support på Kontek enbart lämnas till dig som har genomgått den utbildning i Kontek som vi tagit fram.
Du hittar vår digitala utbildning i Kontek här
När utbetalas ersättning?
Utbetalning sker den sista dagen i respektive månad. Då utbetalas det ersättning för alla räkningar som nått attestansvarig senast den 25:e i månaden. Det innebär att alla reseräkningar ska vara klarmarkerad av sökande senast den 20:e i månaden. Efter 20:e i månaden betalas ersättning nästkommande månad den sista dagen.
Skaffa konto i Kontek
Vill du söka ersättning och saknar inloggning i Kontek?
Begär inloggning till Kontek via detta formulär
Anmäl ditt bankkonto till Swedbanks kontoregister
Utbetalningar till enskilda personer från Svenska Fäktförbundet förmedlas via Swedbanks lön- och utbetalningssystem som kallas SUS. Eftersom Swedbank hanterar väldigt mycket utbetalningar från myndigheter, kommuner och enskilda företag kan de hantera betalningar via personnummer. Vi rekommenderar starkt att du registrerar ditt bankkonto i Swedbanks kontoregister. Du behöver kunna identifiera dig med bank-ID. Om du håller dina uppgifter uppdaterade i detta register minskar risken för att något ska gå fel vid utbetalning. Gå till Swedbanks kontoregister
Beställa/betala mot faktura
Svenska Fäktförbundet hanterar fakturor digitalt och varje hantering av pappersfaktura är kostsam. Tänk på:
- Att i första hand begära att leverantören fakturerar via e-faktura. Om det inte är möjligt är pdf-faktura ett bättre alternativ än pappersfaktura.
- Att uppge namn på den person som är attestansvarig för resultatenheten som ska belastas med kostnaden. Om det är flera resultatenhet inblandade ska du välja enbart ett namn och i första hand då prioritera den resultatenhet som kommer att belastas mest mest. Namnet ska uppges som referens på fakturan.
- Att uppge nummer på den resultatenhet som ska finnas med som referens på fakturan.
Om du inte själv är attestansvarig behöver du bekräfta din beställning och ovanstående uppgifter hos din uppdragsgivare.
Fakturauppgifter hittar du här
Office365
Du som är engagerad i Svenska Fäktförbundet och i SDF har möjlighet att skaffa ett Office365-konto under O365-domänen fencing.se.
Utbildning Office365 (rekommenderas)
Här hittar du vår introduktionsutbildning i Office365
Beställningar Office 365
Här kan du göra beställningar angående Office365-konton
Attestering av fakturor, reseräkningar och utlägg
Vi använder digital attestering med Visma Approval för att attestera fakturor.
För attestering av reseräkningar, utlägg och arvoden använder vi Kontek.
Att attestera en faktura eller en reseräkning innebär att du intygar:
- Att kostnaden är korrekt och ska belasta Svenska Fäktförbundet
- Att valt konto är korrekt
- Att kostnaden belastar rätt resultatenhet
Vem som har attestansvar för en viss resultatenhet framgår av vår attestordning. Nedan kan du ladda ned Svenska Fäktförbundets kontoplan och attestordning i pdf-format. Lägg märke till att dessa uppdateras ibland.
Du hittar manualer för attestering i teamsgruppen “Alla i Svenska Fäktförbundet”.
Boka resa med Grand Travel
När du bokar en resa ska du redovisa en resultatenhet( tre siffror) ( se bifogad lista). Om du är osäker på vilken resultatenhet du ska använda så är min rekommendation att du frågar den som har godkänt din resa. Det kan vara en förbundskapten, en ordförande i en av våra kommittéer eller GS.
Förskottsbeställning / Förskottsredovisning
Om du vill begära förskott för utgifter du beräknar ha i samband med ett uppdrag du genomför åt Svenska Fäktförbundet har du möjlighet att begära ett förskott. En begäran om förskott behöver lämnas till generalsekreteraren på särskild blankett senast två veckor före den dag utbetalning ska ske. Ansökan ska skrivas under av den attestansvarige för det uppdraget avser. Var ute i god tid med din förskottsansökan!
Här finns blanketten för ansökan om förskott
Efter genomfört uppdrag ska du redovisa dina utgifter så fort som möjligt men allra senast inom två veckor.
Regelverk
Regelverket för ersättningsnivåer och redovisningar finns i Svenska Fäktförbundets arbetsordning
Systemen har även byggts upp med utgångspunkt i gällande lagstiftning och myndighetsförordningar.
